Меню

Как настроить автоответчик в своей почте

Как работает почтовый автоответчик?

Мария Смирнова-Матрос

Создайте письмо за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.

Отправить рассылку

Почтовый автоответчик — это автоматическая генерация ответов на входящие email-сообщения почтовым сервером. Как правило, автоматический ответ используют в ситуациях, когда вы не можете быстро отреагировать на письмо человека. «В отпуске», «Отошел», «Не в офисе» и другие подобные фразы — классические примеры автоматических ответов.

Как настроить автоответчик в почте

Возможность добавить автоматический ответ на конкретные адреса из входящих писем представляют все современные почтовые сервисы. Три самые популярные варианта:

Процедура настройки автоматического ответа примерно одинакова.

Gmail. В разделе Настройки нужно найти пункт Общие — Автоответчик. Здесь же можно задать временной отрезок, когда будет работать автоматическая генерация ответов. После включения опции на заданные входящие письма будут приходить шаблонизированные ответы. Также можно задать автоответчик на конкретные адреса, а не на все письма, которые попадают в папку Входящие. Учитывайте, что подпись к шаблонному ответу будет добавлена только в случае, если она задана в настройках вашего ящика.

Яндекс.Почта. В разделе Настройки находим пункт Правила обработки писем — Создать правило. После этого в пункте Ответить задаем текст, который будут вдеть ваши коллеги или друзья в процессе электронной переписки. Учитывайте, что почта Яндекса не сохраняет автоматические ответы в Отправленных. Однако не стоит беспокоиться, они все равно будут отправлены.

Также Яндекс предоставляет возможность задать сложные правила для обработки почты. В таком случае в Настройках автоответчика нужно выбрать пункт Добавить условие. Также пользователь может добавить сразу несколько условий. Подпись к автоматическим ответам не добавляется. Возможность добавить несколько условий позволяет делать автоответчик комплексным: уведомить на другой email о получении письма, отправить ответ и переместить в папку прочитанное. Автоматические ответы на электронные рассылки отправляться не будут.

Mail.ru. В настройках почты выбираем пункт Автоответчик и задаем параметры, в соответствии с которыми почтовый сервис будет генерировать письма в ответ на входящие. Система позволяет задать временной отрезок, когда будет работать почтовый автоответчик, а также время в течение дня, когда автоответчик будет активизироваться. В папке Отправленные автоматические ответы искать не стоит, но система их действительно отправит. Система фильтрации позволяет задать разные правила для более удобной и корректной работы. Фильтрацию можно настроить в комплексном виде. Подпись к автоматическим ответам также добавляться не будет.

Какое сообщение добавить в письмо автоответчика?

Автоматические ответы очень полезны для людей, которые работают в сфере бизнеса, маркетинга, обслуживания, на управленческих должностях и постоянно должны быть в контакте со своими подчиненными, коллегами и клиентами.

Как правило, пользователи настраивают автоматические ответы в случаях, когда в течение какого-то времени они не могут быть на связи. Так, например, если человек уехал в отпуск или длительное время будет пребывать в дороге, целесообразно уведомить свои email-контакты о том, что вы не на связи и ответите чуть позже.

Шаблоны писем могут иметь разный вид и текстовое сопровождение. Зачастую в автоответчике ограничиться можно короткой фразой, что «письмо получено, но, к сожалению, я пока не на связи, и напишу ответ, как только вернусь». Если вы уехали в отпуск, стоит сообщить дату, с которой вы вновь будете на работе и сможете вести дела.

Пример простейшего универсального шаблона для автоответчика на рабочие письма: «Спасибо за сообщение. Я в отпуске до 25 июля. Если у вас есть срочные вопросы, свяжитесь со мной по телефону. Или же обратитесь к моему коллеге ФИО, который с удовольствием поможет решить ваш вопрос».

Клиентам важно дать понять, что как только вы выйдете на работу, первым делом разберете почту и ответите на все их послания: «Я вернусь из отпуска 13 августа и отвечу на ваше письмо в кратчайшие сроки. Спасибо за понимание».

Читайте также:  Как настроить скриншот самсунг а31

Источник

Как настроить автоответчик писем Gmail

Опубликовано Михаил Непомнящий в 20.10.2016 20.10.2016

Рассмотрим как настроить автоответчик электронной почты на период отпуска на примере почты от Google.

В интерфейсе Gmail переходим в настройки и на открывшейся вкладке “Общие” идем в самый низ. Находим область “Автоответчик”, выбираем опцию “Включить автоответчик” и указываем дату, начиная с которой он будет работать. По желанию можно задать и дату окончания, либо же в дальнейшем вернуться к настройкам и вручную активировать значение “Отключить автоответчик”.

Вся почта в одном аккаунте

Вся почта в одном аккаунте Gmail
Если вы являетесь обладателем нескольких адресов электронной почты и всякий раз авторизуетесь на различных сайтах, чтобы проверить каждый из них, имеет смысл задуматься о сборе почты на одном аккаунте. Например, в Gmail.
Подробнее

Далее можно заполнить тему, под которой будут отправляться письма от вашего имени. Например, “Я в отпуске до конца месяца”. Впрочем, это необязательно. В теле письма вводим текст сообщения для автоответчика. Укажите здесь всю необходимую информацию. При этом имейте в виду, что если у вас настроена подпись к вашим письмам, то дополнительно ее указывать в шаблоне не нужно, иначе она будет дублироваться. Под телом письма отметьте галочкой чекбокс “Отвечать только адресатам из моего списка контактов”, чтобы автоматические сообщения не отправлялись всем подряд. Впрочем, на рассылки и спам автоответ всё равно отправляться не будет.

Если вы не уверены, какие пользователи у вас добавлены в контакты, а какие нет, эту информацию всегда можно посмотреть в разделе “Контакты”.

После нажатия кнопки “Сохранить изменения” автоответчик будет включен. Как сообщает почтовый сервис, письма будут отправляться не чаще одного раза в четыре дня для каждого из написавших вам пользователей. Перейдя по ссылке “Подробнее” можно получить более детальную информацию о работе автоответчика. Кроме того, настроить данную опцию можно не только через браузер, но и через мобильные приложения на Android и IOs.

Таким образом, мы с вами рассмотрели, как настроить авто ответы электронной почты в сервисе Gmail. Надеюсь было полезно. Если остались вопросы – оставляйте их в комментариях и пишите нам в социальных сетях. Также не забудьте отметить видео как понравившееся и подписывайтесь на канал “Компьютерной грамоты” в YouTube.

Как создать автоответчик в Outlook

Как создать автоответчик в Outlook
Почтовый клиент Microsoft Outlook известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.
Подробнее

Источник

Настройка автоответчика в Яндекс.Почте

Почтовый сервис Яндекс предоставляет массу параметров, среди которых присутствует и возможность настройки автоматического ответа на входящие сообщения с выбором по определенным признакам. Чтобы произвести создание собственного автоответчика на веб-сайте, достаточно будет воспользоваться внутренним редактором фильтров, добавив нужное условие и текст ответного письма на свое усмотрение.

    На главной странице рассматриваемого сайта щелкните ЛКМ по значку настроек в рядом с фотографией профиля и выберите «Правила обработки писем». Также в нужное место можно попасть, воспользовавшись аналогичным пунктом в разделе «Все настройки».

После перехода к настройкам нового правила, первым делом в подразделе «Применять» разверните поочередно представленные списки и установите подходящие параметры. Можете попросту повторить вариант со скриншота, если хотите проверять вообще все письма.

Аналогичным образом в блоке «Если» разверните «От кого» и установите нужное значение. Чаще всего здесь используется стандартный вариант, но для более точной фильтрации лучше выбирать что-то другое.

Дополнительно, вне зависимости от первого условия, выберите значение для второго списка и в обязательном порядке заполните крайнее текстовое поле в соответствии с требованиями, будь то email отправителя или заголовок. По желанию можно не ограничиваться одним вариантом, воспользовавшись кнопкой «Добавить условие».

Немного ниже в рамках подраздела «Выполнить действие» снимите все галочки. Единственным исключением может стать пункт «Положить в папку» с указанием «Входящих».

Для включения непосредственно самого автоответчика установите галочку «Ответить следующим текстом» и заполните рядом расположенное поле в соответствии с нужным ответом. Можете также задействовать опцию «Не применять другие правила», чтобы заблокировать прочие условия.

Читайте также:  Как настроить тени в синема

Убедиться в правильности параметров можно, воспользовавшись кнопкой «Проверить правило» и ознакомившись со списком найденных писем. После этого нажмите кнопку «Создать правило» для выхода из настроек.

Включение рассматриваемой опции, в отличие от процедуры создания обычных фильтров, требует подтверждения. По этой причине также нужно ввести пароль от учетной запись в новом окне браузера или указать код из мобильного приложения, отвечающего за двухфакторную аутентификацию.

Переместившись на страницу с правилами, можете еще раз перепроверить условия и действия. Отсюда же доступно быстрое выключение фильтра, если он станет не нужен.

Обратите особое внимание на то, что автоответчик будет правильно работать исключительно с новыми сообщениями, обладающими не только определенными признаками, но и находящимися в папке «Входящие». Таким образом, если письмо автоматически отмечается прочитанным или помешается в любой другой раздел сайта, включая системные директории, описанный фильтр не сможет создать автоматический ответ.

Когда параметры будут сохранены, автоответчику может потребоваться некоторое время на включение, из-за чего рекомендуем подождать около десяти минут, прежде чем тестировать работу. Также не забывайте проверять все свои фильтры на предмет конфликта между собой, так как это часто становится причиной некорректной работы алгоритмов.

Источник



Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.

Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»

Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Читайте также:  Как настроить windows sandbox

Источник

Как настроить автоответчик в почте Gmail

Не всегда удается ответить на почтовое сообщение вовремя: нет связи, времени или нужно просто отдохнуть от рабочего дня. Для таких случаев в Gmail была разработана специальная функция, позволяющая отвечать на сообщения без присутствия пользователя. Что такое автоответчик и как его настроить в почте Gmail – поговорим в сегодняшней статье.

Что такое Автоответчик

Автоответчик – встроенная функция в почтовый сервис Gmail, позволяющая автоматически отправлять ответ на входящее письмо. Вы можете настроить ее так, как вам угодно: прописать текстовое сообщение, указать тему, выбрать временной период и многое другое.

Подробнее об этом мы еще поговорим в основном разделе, поэтому давайте переходить к подключению автоответчика в Gmail.

Как включить автоответ

Подключение автоответчика на гугл почте выполняется в десктопной версии через раздел настроек. Давайте рассмотрим, как это можно сделать, и поговорим о доступных настройках.

На компьютере

Подключаем автоответчик в почтовом сервисе Gmail:

  1. Открываем в браузере свою почту и находим там кнопку в виде шестеренки, расположенную в верхнем правом углу. Кликаем по ней левой кнопкой мыши.

  1. Следующим шагом переходим в раздел «Все настройки».

  1. Пролистываем в самый низ настроек – там есть отдельный блок под названием «Автоответчик». Остановимся на нем немного подробнее:
    Первая опция включения/отключения – для активации автоответчика достаточно отметить пункт и сохранить внесенные изменения. После этого он уже будет отправлять пользователям ответ. Если поля не будут заполнены, то на другие почты будут отправляться пустые письма.
    Следующая строка – первый и последний день. Если указать только первый день, то автоответчик будет работать бесконечно, начиная с выбранной даты. Диапазон с помощью отметки пункта «Последний день» и выбора даты.
    Тема – обычный заголовок сообщения, который будет виден пользователю, получившему данное письмо от автоответчика.
    Блок текст – здесь мы можем выбрать как обычное форматирование, так и с дополнительными опциями: изменение размера шрифта, добавление жирности и так далее.
    Пункт ответа пользователям – благодаря данной опции, вы можете включить автоответ только для пользователей, находящихся в ваших контактах. Таким образом можно исключить ответы для тех, от кого вы не ждали письмо. Кроме того, вы можете откорректировать список контактов и сделать для них особое письмо.
    Использовать вы можете не все указанные выше параметры, достаточно только отметить первый пункт и в конце нажать «Сохранить изменения»:
  2. При успешной активации автоответчика, будет выполнено перенаправление на начальную страницу почтового сервиса. Там в верхней части нужно будет нажать на кнопку «Завершить».
  3. После этого в нижнем левом углу будет сообщено, что все настройки успешно внесены.

Также стоит заметить одну особенность автоответчика: в том случае, если пользователь будет отправлять несколько писем подряд, то автоответчик будет срабатывать не чаще, чем один раз в четыре дня.

На телефоне

К сожалению, мобильное приложение не поддерживает опцию автоответчика. Единственное, что вы можете сделать – это воспользоваться мобильным браузером и там открыть версию для ПК на сайте gmail.com. В запущенной странице будет отображен мобильный интерфейс – в нем нужно открыть левую шторку и пролистать в самый низ. Там нажать на кнопку «Полная».

В таком случае будет открыта версия для компьютера, которой мы пользовались в первом случае. Здесь вы сможете подключить автоответчик точно также, как и в браузере ПК.

Теперь вы знаете как настроить автоответчик в почте Gmail. Надеемся, что наша статья была полезной и у вас не осталось вопросов. Спасибо за внимание!

Источник