Меню

Как настроить правило в outlook 2013 входящие

Добавление правил в общий почтовый ящик

Добавить правила — это отличный способ управлять обтеканием электронной почты. Вы можете добавить правила для общего почтового ящика, к которому есть доступ, так же, как вы добавите правила для своей учетной записи. Тем не менее, не все методы настройки правил совместимы друг с другом, поэтому лучше всего использовать один из указанных ниже способов для всех правил для общих почтовых ящиков.

Прежде чем выполнять указанные ниже действия, вы должны быть участником общего почтового ящика. Дополнительные сведения о создании общего почтового ящика и добавлении или удалении участников из общего почтового ящика .

Outlook 2016

Добавление учетной записи общего почтового ящика в Outlook 2016

Прежде чем настраивать правила для общих почтовых ящиков в Outlook 2016, необходимо сначала вручную добавить учетную запись общего почтового ящика, выполнив указанные ниже действия.

Если вы уже видите папки общего почтового ящика в списке папок, возможно, что почтовый ящик либо был добавлен с помощью команды открыть эти дополнительные почтовые ящики. Перед выполнением приведенных ниже действий необходимо удалить конфигурацию, в которой был добавлен почтовый ящик.

Чтобы отменить открытие почтового ящика другого пользователя из дополнительных почтовых ящиков, ознакомьтесь с разделом удаление почтового ящика другого пользователя.

В Outlook 2016 для доступа к файлу > Параметры учетной записи > Настройка учетных записей..
.

На вкладке Электронная почта нажмите кнопку создать.

Ваше имя: введите описательное имя для учетной записи .

Адрес электронной почты: Введите адрес электронной почты общей учетной записи почтового ящика .

Password (пароль): Введите пароль для своей учетной записи электронной почты. Учетная запись общего почтового ящика не имеет собственного пароля.

Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Измените адрес электронной почты, выполнив вход, выбрав команду войти с помощью другой учетной записи.

Войдите с учетными данными своей учетной записи и нажмите кнопку Готово. Чтобы изменения вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook.

Установка правила в Outlook 2016 для общего почтового ящика

В Outlook 2016 access > Управление правилами & оповещения .

На вкладке правила для электронной почты измените изменения , внесенные в эту папку: в общую учетную запись почтового ящика.

Нажмите кнопку новое правило. , чтобы перейти к нужному условию правила.

Outlook в Интернете

Открытие почтового ящика общего доступа в отдельном окне браузера

Используйте этот метод, если вы хотите просмотреть правила электронной почты для общего почтового ящика и управлять ими в отдельном окне браузера.

Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.

В Outlook на панели навигации в Интернете выберите свое имя в правом верхнем углу.

Выберите команду » открыть другой почтовый ящик «

Введите адрес электронной почты общего почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, и нажмите кнопку Открыть.

В отдельном окне веб-сеанса откроется другое приложение Outlook, позволяющее получить доступ к общему почтовому ящику.

Настройка правила в Outlook в Интернете для общего почтового ящика

Щелкните значок меню параметры и выберите пункт почта.

В разделе Автоматическая обработка почты> выберите правила для папки «Входящие» и правил очистки.

В разделе правила для папки «Входящие» щелкните значок + (плюс), чтобы добавить новое правило.

Укажите подходящее имя для правила.

Добавляйте условия, действия и исключения соответствующим образом.

Нажмите кнопку ОК над мастером правил, чтобы сохранить правило.

Совет: Если у вас есть несколько правил , с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз настройте порядок вычисления правила.

Outlook 2016 для Mac

Доступ к общей учетной записи почтового ящика

В Outlook 2016 для Mac выберите инструменты> учетные записи.. .

В окне Учетные записи нажмите кнопку Дополнительно. .

Откройте вкладку представители . В разделе открыть следующие дополнительные почтовые ящики: нажмите кнопку + (плюс).

В окне выберите пользователя введите имя общей учетной записи почтового ящика в текстовом поле, выберите учетную запись и нажмите кнопку Добавить.

Нажмите кнопку ОК и закройте окно учетные записи.

После добавления учетной записи общего почтового ящика, если у вас есть разрешения на доступ, общий почтовый ящик появится в списке почтовых ящиков слева.

Установка правила в Outlook 2016 для Mac для общего почтового ящика

Примечание: Правила для общих почтовых ящиков в Outlook 2016 для Mac работают только на стороне клиента и оцениваются только во время работы приложения Outlook. Правила не сохраняются и не обрабатываются на сервере.

В меню Сервис выберите пункт правила.

Читайте также:  Как настроить биос в ноутбуке тошиба

В разделе клиентские правила выберите Exchange.

Нажмите кнопку + (плюс), чтобы добавить новое правило.

В разделе при получении нового сообщения: раздел изменение элемента по умолчанию : всплывающее меню для учетной записи >> и выберите имя общей учетной записи почтового ящика.

Щелкните значок + (плюс) справа, чтобы добавить другие условия для правила, как вы видите.

Нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить изменения.

Совет: Если у вас есть несколько правил , с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз настройте порядок вычисления правила.

Дополнительные сведения

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник

Автоматическое перемещение в отдельную папку писем, приходящих от определённого адресата в Outlook 2013 и Outlook 2016 порой экономит уйму времени. Намного проще найти необходимое письмо в структурированном почтовом ящике, в котором все письма раскладываются по определённым правилам в определённые папки, причём делают это автоматически, чем искать в общей куче.

В принципе, настройка правил в Outlook 2013 и Outlook 2016 особо ничем не отличается от настройки правил в Outlook 2010.

Также как и в Outlook 2010 создаём папку с определённым именем. Затем, кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата чьи письма мы хотим перемещать в созданную нами папку. В появившемся меню выбираем «Правила».

В выпадающем меню выбираем «Создать правило..».

В появившемся окне ставим галочки как на рисунке и жмём кнопку «Выбор папки».

В открывшемся окне выбираем созданную нами паку и жмём «ОК»

Жмём «ОК» в окне создания правила. После этого выскакивает окно оповещения об удачном создании правила. Для того чтобы переместить в созданную нами папку уже полученные от выбранного адресата письма необходимо в этом окне поставить галочку как на рисунке. Жмём «ОК».

Ну вот и всё. Правило создано. Все письма от выбранного адресата перемещены в созданную нами папку, и впредь все новые письма от этого адресата будут перемещаться туда же автоматически.

Источник



Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:

  • пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие»;
  • назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
  • отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.

Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках. В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.

В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.

Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.

Читайте также:  Как настроить действия при закрытии крышки ноутбука в ubuntu

Если ответ на голосование перемещен из папки «Входящие», данные его отслеживания в исходном сообщении не отражаются.

Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:

  • если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
  • если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
  • если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь».

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.

Создание правила

Создание правила из шаблона или с нуля – в области переходов выберите Почта. В меню Файл выберите команду Мастер правил. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие». Нажмите кнопку «Новое правило». Выполните одно из следующих действий:

  • создание правила на основе сообщения в папке – откройте папку, содержащую сообщение. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого требуется создать правило. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить;
  • чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

Чтобы применить правило сразу после его создания, установите на последней странице мастера правил флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

  • Создание правила на основе создаваемого сообщения – добавьте получателя и тему сообщения. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание сообщения на основе имени или списка рассылки в сообщении – Откройте сообщение, на основе которого требуется создать правило. Щелкните правой кнопкой мыши имя или список рассылки в поле «От», «Кому» или «Копия» и выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание правила на основе оповещения, полученного с узла SharePoint – если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, слова «мне» и «мое» в условиях относятся к почтовым адресам всех ваших учетных записей, а не только активной в настоящий момент.

Выполнение правил вручную

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Применить правила».
  5. В списке Выберите правила для выполнения установите флажки рядом с правилами, которые требуется выполнить.
  6. Выполните одно из следующих действий:
    • Выполнение правил в текущей папке – чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к тип сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить»;
    • Выполнение правил в другой папке – чтобы изменить папку, в которой будут выполнены правила, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к типу сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить».

Правила выполняются в том же порядке, в котором они отображаются в списке Выберите правила для выполнения. Порядок выполнения может быть изменен только в списке правил диалогового окна Правила и оповещения.

Обновление правил из более ранней версии

Эта процедура возможна, только если на всех компьютерах используется Microsoft Office Outlook одноц версии. После обновления правил, если используется более ранняя версия Microsoft Outlook, в списке правил будут отображаться только имена некоторых правил. Некоторые описания для правил могут не отображаться.

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Параметры».
  5. Нажмите кнопку «Обновить».
Читайте также:  Как настроить первую страницу в google chrome

Если существует несколько папок «Входящие», то потребуется повторить эту процедуру для каждой из них.

Автоматическое перемещение сообщений от определенного лица

  1. Выделите сообщение от лица, сообщения от которого необходимо автоматически перемещать.
  2. В меню Файл выберите команду Организовать.
  3. Во втором элементе маркированного списка выберите необходимые параметры. Чтобы выбрать папку, нажмите стрелку рядом со списком в папку.
  4. Нажмите кнопку «Создать».

Для создания более сложных правил организации элементов можно использовать диалоговое окно Правила и оповещения меню Файл.

Импорт или экспорт набора правил

Импортируемые правила помещаются в конец списка мастера правил. За один раз мастер правил может импортировать только один набор правил. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением имени .rwz.

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Параметры».
  5. Выполните одно из следующих действий:
    • Импорт правил – нажмите кнопку «Импорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, содержащего импортируемый набор правил. Чтобы импортировать файл, содержащий правила, созданные не в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите соответствующий тип файла в списке Тип файлов. Нажмите кнопку «Открыть»;
    • Экспорт правил – нажмите кнопку «Экспорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, в который следует экспортировать набор правил. Если экспортируется файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, выберите в списке Тип файла значение «Правила, совместимые с Outlook 2000», «Правила, совместимые с Outlook 98» или «Правила, совместимые с Outlook 2002/2003». Нажмите кнопку «Сохранить».

Описанная выше процедура может использоваться для создания резервной копии правил.

Источник

Полезные советы на все случаи в жизни

Электронный журнал полезных советов, советы без воды и по сути. Пишут и делятся советами простые и открытые люди которым есть чем безвозмездно поделиться

Всем привет,
статья о том, как создать правило в Outlook самостоятельно. Очень полезная функция в почте как для офисных работников, так и для домашнего использования. Когда вам приходит много писем от разных отправителей, вам сложно в почте найти нужное письмо, вы постоянно теряете важное сообщение.

Вам нужно структурировать вашу почту. Для этого нужно создать необходимые папки и направить в каждую отдельную папку определённых адресатов. Одних адресатов в одну папку, других в другую. Для того, чтобы процесс был автоматизирован, необходимо создать правило в Outlook. Как создаётся правило , сейчас вы узнаете из пошаговой инструкции.

Инструкция по создания правила для Outlook.

Открываем Outlook и идём в в нужную папку, в моём случае это будет папка Входящие

Далее наводим курсор мыши на папку Входящие и нажимаем правую кнопку мыши, в окне нажимаем кнопку Создать папку.

Пишем новое имя подпапки (новой папки) и нажимаем кнопку ОК.

В моём случае новая папка будет называться «Для примера»

Вот показываю, папка создалась внутри папки Входящие

Далее выбираем нужно нам отправителя которого желаете сортировать в в новую папку, наводите на него мышь, нажимаете правую кнопку мыши и жмёте надпись «Создать правило «

У вас откроется новое окно, где необходимо проставить галочки в нужных чекбоксах, как на картинке ниже.

Нравится? Поделись с друзьями в социальных сетях, нажми поделиться

После нажимаем кнопку ОК

В моём случае я выбрал папку «Для примера»

После нажатия кнопки ОК, поставить окно, где снова нужно поставить галочку для того, чтобы все существующие письма от данного адресата переместились в указанную папку

Нравится? Поделись с друзьями в социальных сетях, нажми поделиться

Перемещаются текущие письма.

Все письма переместились , и теперь они в нужной папке. С этого момента все письма от выбранного адресата будут приходить в указанную папку и их легко будет просматривать.

Видео инструкция по созданию правила для Outlook.

Источник