Меню

Как настроить в outlook что письма приходили в папку

Департамент ИТ

Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.

Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.

Для создания правила автоматической сортировки писем щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое нужно автоматически переместить и выберите пункт «Создать правило» (Рис. 2).

Далее отметьте галочками поле «От:» и «Переместить в папку:». Нажмите кнопку «Выбор папки» и выберете папку из списка, куда будет автоматически попадать письмо.

Если такой папки нет, то нажмите кнопку «Создать…» для того чтобы создать папку. (Рис. 3)

Нажмите «Ок». В открывшемся окне поставьте галочку и нажмите «Ок» (Рис. 4).

После этого все письма от этого отправителя будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали.

Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru, то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.

Для этого при создании правила отметьте только галочку «Переместить элемент в папку» и нажмите кнопку «Дополнительно» (Рис. 5).

Далее выберите пункт «Содержащие в адресе получателя» (Рис. 6) и в нижнем поле нажмите на ссылку .

После этого введите окончание e-mail адреса (например company.ru) и нажмите «Добавить». После этого нажмите «Ок» (Рис. 7).

После этого нажимайте «Далее» пока эта кнопка не станет серой (неактивной). В открывшемся окне выберите пункт «Выполнить это правило для сообщений, которые уже есть в папке» и нажмите «Готово» (Рис. 8).

Все, правило создано. Теперь все письма от компании company будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали. Аналогично можно настроить сортировку писем по множеству других параметров (см. рис. 6).

Прочтите также:

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, какие необходимо выполнить настройки для того, что бы количество непрочитанных (новых) писем отображалось и в старших папках (в дереве папок).
Например, что бы почтовые папки, когда пришло новое письмо в папку “Антон”, выглядили так:

-Входящие (1)
– Команда (1)
Киррил
Антон (1)
Сергей

Т.е. что бы было видно, что пришло новое письмо в подпапку при свернутом древе папок.

Помогло! Спасиибо. Коротко и понятно.

Спасибо. Полезная статья

Здравствуйте!
При создании правил обработки сообщений перестает появляться оповещение о новом письме (конверт в трее), может кто знает как решить эту проблему?

Ольга, в правиле обработки почты надо вместе с “переместить папку” указать “отобразить в окне оповещение”.

Подскажите, а как выполнить обратное действие, убрать все папки и чтобы все письма как и было изначально, попадали в общую папку входящие?

Анастасия, Зайдет в “Сервис-Правила и оповещения” и удалите все созданные там правила – письма будут попадать в папку “Входящие”.

Спасибо за статью! Очень помогла

Здравствуйте!
У меня после создания правила не появляется конвертик на панели задач (в трее) при поступлении сообщений в папки отличные от “Входящие”. “Отобразить в окне оповещения” не помогает, т.к. выводит отдельное модальное окошко, что очень не удобно. Подскажите, пожалуйста: как отображать конвертик, при поступлении сообщений для всех папок?

Здравствуйте!
Как отменить “созданное правило”
я сделал несколько раз и теперь приходит от этого майла несколько сообщении одинакового содержания

Читайте также:  Cisco air ap1142n r k9 как настроить

@Ruslan, зайдет в «Сервис-Правила и оповещения» и удалите созданные там лишние правила.

@ Департамент ИТ:
А что там лишнее? У меня два почтовых ящика. И письма сортируются по данным почтовым ящикам. А нужно, чтобы все падали в Личные папки. Если честно, я так и не поняла, как нужно настроить.

Здравствуйте Департамент IT. При настройке сортировки писем только уже исходящих столкнулся с такой проблемой. шаг №1 выбираю применить это правило когда отправлены сообщения адресованные “имя”. Здесь все верно, выбираю на шаге №2 папку, однако появляется условие переместить копию в папку имя. Почему-то нет обычного перемещения, при выборе этого условия письма все дублируются в соответствующих папках кому отправлены и в общей “отправленные”, как сделать без условия “копии…”

@Юрий
Да, действительно, для исходящих писем переместить в другую папку можно только копию. Причины, по которым так было сделано, мы не знаем.

Добрый день!
Скажите пожалуйста, а как сделать, чтобы все письма попадали в другую папку?

Подскажите пожалуйста, создала папку (к примеру1), затем создала правило что все письма от отправителя с определенным адресом должны падать в вышеуказанную папку. Все ранее пришедшие письма упали в эту папку, а новые с этого же адреса опять попадают в папку “Входящие”

Здравствуйте. У нас в офисе почта приходит на один адрес вперемешку, а читаем на 2-х разных компьютерах.
Как я могу на своём месте не переносить, а только копировать ссылку на письмо, а само письмо оставалось в папке “Входящие” ? Спасибо.

добрый день! подскажите пожалуйста как настроить Аутлук чтоб входящие письма дублировались на личную почту (на mail.ru)

Добрый день, я создал правило как было указанно на сортировку писем от коллег и клиентов, по кому то это работает, а по некоторым все равно приходит в общак, как быть?

Добрый день.
Подскажите как сделать чтобы письма падающие в папку уведомляли об этом всплывающим окном.а то высвечивает только входящие, а остальные папки не видно, приходится их открывать чтобы увидеть письмо.

Здравствуйте,
outlook 2007
как можно удалить содержимое всей папки ?
как можно выбрать письма по дате, затем удалить их ?
то есть хочу удалить письма до 1 августа 2015 года допустим ?
спасибо

всё чётко и ясно! спасибо!!

При удалении не нужных писем, просто зачеркиваются и остаются в списке… как сделать так, что бы они удалялись в отдельную папку. спасибо

Источник

Автоматическое перемещение в отдельную папку писем, приходящих от определённого адресата в Outlook 2013 и Outlook 2016 порой экономит уйму времени. Намного проще найти необходимое письмо в структурированном почтовом ящике, в котором все письма раскладываются по определённым правилам в определённые папки, причём делают это автоматически, чем искать в общей куче.

В принципе, настройка правил в Outlook 2013 и Outlook 2016 особо ничем не отличается от настройки правил в Outlook 2010.

Также как и в Outlook 2010 создаём папку с определённым именем. Затем, кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата чьи письма мы хотим перемещать в созданную нами папку. В появившемся меню выбираем «Правила».

В выпадающем меню выбираем «Создать правило..».

В появившемся окне ставим галочки как на рисунке и жмём кнопку «Выбор папки».

В открывшемся окне выбираем созданную нами паку и жмём «ОК»

Читайте также:  Как настроить клиент zoom

Жмём «ОК» в окне создания правила. После этого выскакивает окно оповещения об удачном создании правила. Для того чтобы переместить в созданную нами папку уже полученные от выбранного адресата письма необходимо в этом окне поставить галочку как на рисунке. Жмём «ОК».

Ну вот и всё. Правило создано. Все письма от выбранного адресата перемещены в созданную нами папку, и впредь все новые письма от этого адресата будут перемещаться туда же автоматически.

Источник

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

  • В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

Создание правил фильтрации

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Откройте вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Новое.

  • Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

  • Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

  • Укажите правило Переместить их в папку Jira.

Нажмите Далее.

Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.

На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.

  • Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

    Нажать Далее.

Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .

  • В качестве назначенной папки указать Комментарии.
  • Нажать Далее.
  • На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
  • Нажать Далее.
  • Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
    • Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
    • Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
      • Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
      • Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
      • Создать правило для всех учетных записей.
  • Нажать Готово
Читайте также:  Как настроить гизмо в автокаде

Создание правила Упомянул

Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

Источник



Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».

Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».

Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».

Вот у нас появилась созданная нами папка

Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».

В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже

В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».

Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку. Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»

Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.

Источник

Как настроить в outlook что письма приходили в папку

Если в ваши ящики приходит много писем, то пользуясь почтовым клиентом Outlook легко потерять важное письмо, если они все «валятся» в одну папку. Потому я рекомендую создать папки и настроить правила, чтобы, к примеру, письма рассылок складывались в свои папки и не мешали работать с другими сообщениями.

Для того, чтобы в Outlook создать новую папку для писем, нужно нажать правой кнопкой мыши на папку «Входящие» и создать новую папку (Рис.1). Введите название папки, например, «Рассылки».

Рисунок 1. Создание папки в Outlook

Первая часть выполнена. Теперь нужно настроить правило, чтобы письма в созданную папку отправлялись автоматически. Outlook помогает при создании таких правил.

Для того, чтобы создать правило, нужно в закладке «Главная» нажать на кнопку «Правила» и выбрать пункт «Создать правило» (Рис.2).

Рис.2. Добавление правила сортировки

В открывшемся окне нужно ввести параметры для правила, т.е. указать те значения тех свойств письма (отправитель, заголовок, тема), которые нужно перемещать в папку (Рис.3). И не забудьте указать, что письма нужно перемещать в созданную папку. Если при нажатии кнопки «Создать правило» будет выбрано письмо, которое вы хотели б переместить, то Outlook подставит несколько значений для настройки правила. Вам надо будет только немного отредактировать их.

Источник